Les espaces de réception doivent être organisées de manière à faire respecter les mesures barrière, notamment la distanciation d’au moins un mètre entre chaque individu.
Tahiti, le 15 avril 2020 - La mesure de confinement général est prolongée jusqu’au 29 avril pour lutter efficacement contre la propagation du Covid-19. Cependant l’administration du Pays, s'inscrit d’ores et déjà dans une démarche de reprise de son activité. Des ajustements au niveau de l'organisation du travail et de l'accueil du public seront faits dans les prochaines semaines.
Diverses mesures ont été prises afin de lutter contre la propagation du coronavirus pour organiser l’activité de l’administration en mode très dégradé. A la date du 9 avril 47% des agents étaient en activité, soit 1 840 personnes.
Le confinement général étant prolongée jusqu’au 29 avril pour lutter efficacement contre la propagation du virus, l’administration du Pays doit d’ores et déjà s’inscrire dans une démarche de reprise de son activité. En effet, la relance économique, la préservation des ressources primaires et alimentaires et leur distribution, l’accompagnement des publics vulnérables, le maintien de la cohésion sociale sont autant de sujets qui doivent faire l’objet de plans d’actions, en veillant à l’adaptation des modalités de mise en œuvre du service public.
Chaque entité doit ainsi établir un état des lieux des impacts de la crise actuelle, et proposer des actions qu’il conviendrait de mettre en place pour une reprise des activités de son secteur d’intervention. Par ailleurs, au regard des évolutions en matière de confinement et d’activité, l’administration de la Polynésie française doit revoir ses modalités de fonctionnement, tant vis-à-vis des agents que de l'accueil du public.
Favoriser le retour en poste des agents
La levée du confinement peut suivre différents scénarios et s’effectuer de manière partielle. Il convient ainsi de favoriser le retour en poste des agents ne pouvant assurer leurs activités en travail à distance mais également de maintenir le travail à distance jusqu’à la levée du confinement général.
Toutes les missions hors Polynésie toujours suspendues
Jusqu’à nouvel ordre, seront toujours suspendues : toutes les missions professionnelles hors de la Polynésie française et dans les autres îles que celles d’affectation de l’agent. Toutes les missions de prestataires, quelle que soit la provenance, toutes les réunions professionnelles –hormis celles relatives aux commissions d’appel d’offres, celles-ci devant être organisées en visio-conférence– toutes les actions de formation, et toutes les mobilités dans les îles autres que Tahiti. Au sein de chaque entité, les réunions internes ainsi que les déplacements des agents au sein de l’entité seront limitées et ajustées aux mesures de distanciation qu’il est possible de prendre. Les visioconférences seront privilégiées.
Mesures barrière pour l'accueil du public
Le service public devra par ailleurs veiller au maintien de la qualité d’accueil, de prise en compte et de traitement des demandes des usagers. Les espaces de réception doivent être organisées de manière à faire respecter les mesures barrière, notamment la distanciation d’au moins un mètre entre chaque individu. La réception des usagers doit également prendre en compte l’espace d’attente des usagers en dehors de l’entité. Afin d’éviter les rassemblements aux portes de chaque entité, il est préconisé de mettre en place une ouverture des guichets sur une plus grande amplitude horaire. Il sera également fait en sorte d’accélérer la simplification des procédures en fixant un objectif à atteindre d’au moins 70% des démarches administratives dématérialisées.
Diverses mesures ont été prises afin de lutter contre la propagation du coronavirus pour organiser l’activité de l’administration en mode très dégradé. A la date du 9 avril 47% des agents étaient en activité, soit 1 840 personnes.
Le confinement général étant prolongée jusqu’au 29 avril pour lutter efficacement contre la propagation du virus, l’administration du Pays doit d’ores et déjà s’inscrire dans une démarche de reprise de son activité. En effet, la relance économique, la préservation des ressources primaires et alimentaires et leur distribution, l’accompagnement des publics vulnérables, le maintien de la cohésion sociale sont autant de sujets qui doivent faire l’objet de plans d’actions, en veillant à l’adaptation des modalités de mise en œuvre du service public.
Chaque entité doit ainsi établir un état des lieux des impacts de la crise actuelle, et proposer des actions qu’il conviendrait de mettre en place pour une reprise des activités de son secteur d’intervention. Par ailleurs, au regard des évolutions en matière de confinement et d’activité, l’administration de la Polynésie française doit revoir ses modalités de fonctionnement, tant vis-à-vis des agents que de l'accueil du public.
Favoriser le retour en poste des agents
La levée du confinement peut suivre différents scénarios et s’effectuer de manière partielle. Il convient ainsi de favoriser le retour en poste des agents ne pouvant assurer leurs activités en travail à distance mais également de maintenir le travail à distance jusqu’à la levée du confinement général.
Toutes les missions hors Polynésie toujours suspendues
Jusqu’à nouvel ordre, seront toujours suspendues : toutes les missions professionnelles hors de la Polynésie française et dans les autres îles que celles d’affectation de l’agent. Toutes les missions de prestataires, quelle que soit la provenance, toutes les réunions professionnelles –hormis celles relatives aux commissions d’appel d’offres, celles-ci devant être organisées en visio-conférence– toutes les actions de formation, et toutes les mobilités dans les îles autres que Tahiti. Au sein de chaque entité, les réunions internes ainsi que les déplacements des agents au sein de l’entité seront limitées et ajustées aux mesures de distanciation qu’il est possible de prendre. Les visioconférences seront privilégiées.
Mesures barrière pour l'accueil du public
Le service public devra par ailleurs veiller au maintien de la qualité d’accueil, de prise en compte et de traitement des demandes des usagers. Les espaces de réception doivent être organisées de manière à faire respecter les mesures barrière, notamment la distanciation d’au moins un mètre entre chaque individu. La réception des usagers doit également prendre en compte l’espace d’attente des usagers en dehors de l’entité. Afin d’éviter les rassemblements aux portes de chaque entité, il est préconisé de mettre en place une ouverture des guichets sur une plus grande amplitude horaire. Il sera également fait en sorte d’accélérer la simplification des procédures en fixant un objectif à atteindre d’au moins 70% des démarches administratives dématérialisées.
